1. Pengelola layanan
SAMBAT merupakan aplikasi yang dikembangkan untuk mendukung layanan pengaduan lingkungan hidup pada Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Mojokerto (“Pengelola”). Kebijakan ini menjelaskan pengolahan data ketika fitur layanan terkait telah diaktifkan.
2. Data yang mungkin diproses
Setelah layanan diaktifkan, data yang diperlukan untuk menerima, memeriksa, dan menindaklanjuti pengaduan dapat mencakup:
- Nama, alamat sesuai identitas dan/atau domisili, nomor kontak, serta alamat email.
- Judul, kronologi, lokasi kejadian (kecamatan, desa/kelurahan, dan penjelasan alamat atau patokan), waktu kejadian, dan informasi usaha/kegiatan yang diadukan bila diketahui.
- Dokumen identitas dan bukti pendukung apabila diperlukan sesuai prosedur dan ketika fitur unggah aman tersedia.
- Catatan verifikasi email, kode tiket, riwayat komunikasi, pelaksanaan kegiatan, perubahan status, serta jejak audit.
- Data teknis seperlunya untuk keamanan aplikasi, seperti waktu akses, jenis permintaan, dan informasi pencegahan penyalahgunaan.
Jangan menulis nomor identitas atau mengunggah informasi pihak lain yang tidak relevan dalam kolom kronologi.
3. Tujuan pemrosesan
Data digunakan secara terbatas untuk pencatatan dan registrasi pengaduan, pemeriksaan kelengkapan dan kewenangan, permintaan klarifikasi, penugasan dan penanganan, pemberitahuan perkembangan, pelacakan pengaduan oleh pelapor terverifikasi, pencatatan akuntabilitas, pengamanan layanan, serta kewajiban administrasi/arsip yang berlaku.
4. Siapa yang dapat mengakses?
Informasi pelapor dan bukti pendukung tidak ditampilkan dalam daftar pengaduan terbuka. Akses internal dibatasi menurut kewenangan dan penugasan. Data dapat disampaikan kepada instansi/pejabat berwenang sepanjang diperlukan untuk penanganan yang sah atau berdasarkan kewajiban hukum. Penyedia layanan teknis yang digunakan untuk mengoperasikan sistem dapat memproses informasi yang terbatas sesuai fungsinya.
Informasi yang ditampilkan pada statistik publik, jika kelak tersedia, harus berupa agregat atau bentuk lain yang tidak secara langsung mengungkap identitas pelapor.
5. Keamanan dan penyimpanan
Pengelola sedang menyiapkan pengamanan berupa komunikasi HTTPS, pembatasan akses menurut peran, perlindungan informasi sensitif, pencatatan akses/perubahan penting, dan penyimpanan dokumen pendukung secara privat. Fitur yang belum selesai diuji tidak dinyatakan aktif pada halaman ini.
Tidak ada sistem yang dapat dijanjikan bebas risiko sepenuhnya. Apabila terjadi kejadian keamanan, penanganannya mengikuti prosedur dan ketentuan yang berlaku.
6. Masa penyimpanan
Data pengaduan dan dokumen yang berhubungan dengannya disimpan sesuai jadwal retensi arsip, kepentingan penanganan, dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku pada instansi. Masa penyimpanan tidak ditentukan secara seragam pada halaman ini karena dapat berbeda menurut jenis dokumen dan kewajiban administrasinya.
7. Permintaan terkait data pribadi
Pelapor dapat mengajukan klarifikasi atau perbaikan informasi yang tidak akurat, serta permintaan lain terkait data pribadinya sesuai hak dan pembatasan yang ditentukan oleh peraturan yang berlaku. Permintaan akan ditindaklanjuti setelah verifikasi identitas melalui kanal resmi Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Mojokerto. Penghapusan data tidak selalu dapat dilakukan bila terdapat kewajiban penyimpanan arsip atau kewajiban hukum lain.
9. Perubahan kebijakan dan kontak
Kebijakan ini dapat diperbarui ketika fitur layanan, dasar pengelolaan data, atau ketentuan yang berlaku berubah. Tanggal perubahan dicantumkan pada halaman ini. Untuk pertanyaan mengenai privasi atau permintaan terkait data, hubungi Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Mojokerto melalui kanal komunikasi resmi instansi. Alamat kontak khusus SAMBAT akan dipublikasikan setelah ditetapkan oleh pengelola.